TakeMyDay einfach nutzen
Von der ersten Einrichtung bis zum Tagesabschluss: Hier findest Du die wichtigsten Abläufe für Mitarbeiter, Projektleiter, Admins und Selbständige.
Erste Schritte
TakeMyDay trennt Planung, fachliche Tasks und echte Zeitabschnitte. Ein Task kann offen oder „in Arbeit“ bleiben, auch wenn gerade kein Timer läuft. „Aktuell in Arbeit“ zeigt dagegen nur Tasks, deren Zeit in diesem Moment wirklich läuft.
- In TakeMyDay anmelden und Firma / Arbeitsbereich bestätigen.
- Unter Todo Heute ein geplantes Unterprojekt öffnen oder einen Task auswählen.
- Task starten. TakeMyDay erfasst den echten Zeitabschnitt.
- Weitere Tasks können parallel gestartet werden. Jeder laufende Task besitzt seinen eigenen Timer.
- Aktion / Protokoll während der Arbeit pflegen. Das Feld speichert automatisch.
- Am Ende des Tages den Tagesverlauf prüfen und den Tagesabschluss erstellen.
Arbeiten mit TakeMyDay
Task starten
Öffne Todo Heute und starte einen vorhandenen Task oder lege über Neuer Task eine neue Arbeitsposition an. Ab dem Start läuft ein echter Zeitabschnitt.
Weitere Tasks parallel starten
Startest Du einen anderen Task, bleibt ein bereits laufender WORK-Task aktiv. Beide Timer laufen unabhängig voneinander weiter. Über Meine laufenden Tasks kannst Du zwischen ihnen wechseln.
Protokoll
Im Feld Aktion / Protokoll dokumentierst Du knapp, was gemacht wurde. Änderungen werden automatisch gespeichert.
Task stoppen
STOPP beendet nur den laufenden Zeitabschnitt dieses Tasks. Ob der Task fachlich erledigt ist, wird separat gesteuert.
Neuen Mitarbeiter einrichten
- In der App zu Verwalten → Mitarbeiter wechseln.
- Name und E-Mail eintragen.
- Bei einem neuen TakeMyDay-Benutzer ein Startpasswort mit mindestens 10 Zeichen vergeben. Bestehende Benutzer behalten ihr vorhandenes Passwort.
- Rolle wählen: Mitarbeiter, Admin, Abrechnung oder Nur Lesen.
- Arbeitsmodus wählen: Mitarbeiter oder Selbständig.
- Mitarbeiter anlegen klicken.
- Danach die benötigten Projekte bzw. Unterprojekte freigeben. Ein Mitarbeiter sieht nur die ihm erlaubten Bereiche.
Projektrollen
Mitarbeiter darf im Projekt arbeiten. Projektleiter erhält zusätzlich die Projektleiter-Sicht und kann die Planung des Projektteams pflegen. Beide Rollen können gleichzeitig aktiv sein.
Unterprojekt-Ausnahmen
Unterprojekte erben grundsätzlich das Recht des Projekts. Bei Bedarf kann ein einzelnes Unterprojekt ausdrücklich erlaubt oder gesperrt werden.
Kunde → Projekt → Unterprojekt → Task
Die Arbeitsstruktur ist hierarchisch aufgebaut. Kunden enthalten Projekte, Projekte enthalten Unterprojekte. Die eigentliche Arbeits- und Abrechnungsebene ist der Task.
Beim Anlegen eines neuen Projekts kann direkt ein erstes Unterprojekt angelegt werden. So ist das Projekt sofort für Tasks nutzbar.
Unterprojekte planen
In der Planung legst Du fest, welche Unterprojekte für einen Mitarbeiter an einem Tag vorgesehen sind und wie viel Sollzeit dafür geplant ist. Eine Sollzeit von 0 bedeutet ungeplant.
Geplante Unterprojekte erscheinen in Todo Heute. Planung ist keine Arbeitszeit – erst ein gestarteter Task erzeugt einen echten Zeitabschnitt.
Todo Heute
Todo Heute ist die persönliche Tagesansicht. Der Datumswähler kann auch auf vergangene oder zukünftige Tage gestellt werden. Unterprojekte zeigen tagesbezogen, ob sie offen sind oder an diesem Tag bereits bearbeitet wurden.
Tagesverlauf
Hier stehen die tatsächlichen Zeitabschnitte, Pausen und Arbeitspositionen des gewählten Tages. Filter helfen bei vielen Positionen.
Aktuell in Arbeit
Diese Ansicht ist nicht an den in Todo Heute ausgewählten Tag gebunden. Sie beantwortet nur: Wer arbeitet genau jetzt woran?
Ein fachlich offener Task vom Vortag erscheint hier nicht, solange kein Timer läuft. Die persönliche Box Meine laufenden Tasks zeigt alle aktuell laufenden Timer des angemeldeten Mitarbeiters. Mehrere Tasks können parallel laufen; über die Auswahl wechselst Du den angezeigten Timer. STOPP beendet nur den ausgewählten Task.
Unterprojekte + Tasks
Hier findest Du auch offene Arbeit außerhalb des heutigen Tages. Ein Unterprojekt ohne Task ist Offen; sobald mindestens ein noch nicht erledigter Task existiert, kann es als In Arbeit erscheinen.
Die Ansicht ist geeignet, um ältere Aufgaben wiederzufinden, Tasks fortzusetzen und die Struktur Kunde → Projekt → Unterprojekt zu durchsuchen.
Kundenarbeit, Intern, Fahrt und Pause
Die Tageskacheln verwenden Nettozeiten, damit historische Überschneidungen nicht doppelt gezählt werden.
Pause starten
Die Pause ist eine exklusive Zeitart. Beim Start werden alle aktuell laufenden Arbeitstimer gestoppt. Die Pause läuft als eigener Zeitabschnitt. Beim Beenden kannst Du die zuvor parallel laufenden Tasks gemeinsam wieder fortsetzen.
Task verschieben oder weiterführen?
Kompletten Task verschieben
Über Pflegen … → Kompletten Task verschieben … kann ein Task auf ein frei wählbares Datum verschoben werden. Alle vorhandenen Zeitabschnitte wechseln gemeinsam um denselben Kalendertag-Versatz; Uhrzeiten und Dauern bleiben erhalten. Am bisherigen Tag verschwindet der Task vollständig.
Weiterführen
Beim Weiterführen bleiben bereits erfasste Zeiten am ursprünglichen Tag. Nur die weitere Bearbeitung findet am neuen Tag statt.
Projektleiter-Sicht
Projektleiter können die Planung ihres Projektteams pflegen und sehen, wer aktuell an ihren Projekten arbeitet. Je Projekt kann gesteuert werden, ob die eigene Aktivität des Projektleiters für Mitarbeiter sichtbar ist.
Projektleiterrechte sind von der Mandantenrolle getrennt. Ein Admin ist nicht automatisch Projektleiter und ein Projektleiter muss nicht Admin sein.
Tagesabschluss und Tagesblatt
Vor dem Abschluss sollte der Tagesverlauf auf fehlende Protokolle, falsche Zeiten und offene Korrekturen geprüft werden. Das Tagesblatt fasst pro Task den konsolidierten Netto-Von/Bis-Bereich und die dokumentierte Leistung zusammen.
Je nach Einstellung kann ein Mitarbeiter selbst abschließen oder der Tagesabschluss wird zur Prüfung eingereicht. Nachträgliche Änderungen an bereits geschlossenen Tagen werden revisionssicher behandelt.
Reporting
Reporting nutzt dieselbe Netto-Zeitlogik wie die Tagesübersicht. Abrechenbare Kundenleistungen, interne Zeiten, Fahrt und Pause bleiben fachlich getrennt.
Abrechnung
Ein Task kann abrechenbar oder nicht abrechenbar sein. Abrechenbare Taskzeit zählt als Kundenarbeit und kann in die Abrechnung übernommen werden. Nicht abrechenbare normale Taskzeit wird in der Tagesübersicht als Intern geführt.
Mit entsprechender Berechtigung kann ein einzelner Task über Pflegen … → Direkt als abgerechnet markieren ohne separaten Abrechnungslauf abgeschlossen werden.
ToDo-Liste
Die ToDo-Liste ist für organisatorische Aufgaben gedacht, die nicht automatisch ein Arbeitszeit-Task sein müssen. Sie ergänzt die projektbezogene Planung, ersetzt sie aber nicht.
Wichtige Begriffe
- Offen
- Noch nicht erledigt; es muss nicht gerade daran gearbeitet werden.
- In Arbeit
- Fachlicher Taskstatus. Mehrere Tasks eines Mitarbeiters können gleichzeitig „in Arbeit“ sein.
- Aktuell in Arbeit
- Live-Ansicht ausschließlich der momentan laufenden Timer.
- Task
- Konkrete Arbeits-/Leistungsposition innerhalb eines Unterprojekts.
- Zeitabschnitt
- Echter Start-/Stop-Bereich eines Tasks. Ein Task kann mehrere Zeitabschnitte haben.
- Fortsetzen
- Neuen Zeitabschnitt am selben Task starten.
- Verschieben
- Task samt bestehenden Zeitabschnitten vollständig auf ein anderes Datum verlegen.
Häufige Fragen
Warum sehe ich einen offenen Task nicht unter „Aktuell in Arbeit“?
Weil dort nur aktuell laufende Timer erscheinen. Offene oder fachlich „in Arbeit“ befindliche Tasks ohne laufenden Zeitabschnitt gehören nicht in die Live-Ansicht.
Kann ein Mitarbeiter mehrere Tasks gleichzeitig laufen lassen?
Ja. Mehrere unterschiedliche WORK-Tasks können gleichzeitig mit eigenem Timer laufen. Derselbe Task kann für denselben Mitarbeiter nicht doppelt gleichzeitig gestartet werden.
Was passiert, wenn ich einen weiteren Task starte?
Der bereits laufende WORK-Task bleibt aktiv. Für den neuen Task startet ein weiterer unabhängiger Zeitabschnitt. STOPP wirkt nur auf den gerade ausgewählten Timer.
Was passiert beim Start einer Pause?
Die Pause ist exklusiv: Die aktuell laufenden Arbeitstimer werden gestoppt. Nach dem Ende der Pause können die zuvor laufenden Tasks gemeinsam wieder fortgesetzt werden.
Was ist der Unterschied zwischen Verschieben und Weiterführen?
Verschieben verlegt den kompletten Task einschließlich vorhandener Zeiten. Weiterführen lässt vorhandene Zeiten am alten Tag und setzt die Arbeit an einem anderen Tag fort.
Zählt Pause zur Arbeitszeit?
Nein. Pause wird als eigener Zeitabschnitt dokumentiert und von der Netto-Arbeitszeit getrennt ausgewiesen.